Slik kommer du i gang med AutoCollect i Visma Business

Steg 1 – Før aktivering

Sjekk om standardverdier er på plass

1. Gå til AutoCollect i Visma Business
2. Gå til fanen Innfordringsavtale og deretter Overordnet informasjon
3. Sjekk om det ligger verdier i feltene Minstebeløp innfordring, Løpedager innfordring, Purreflyt og Overfør purring til inkasso

▶ Vis skjermbilde

Hvis feltene har verdier, er standardverdiene allerede lest inn. Hvis feltene er blanke, importerer du standardverdiene slik:

1. Klikk på ikonet for import øverst til venstre (gul sylinder med pil inn)
2. Sjekk at riktig bedrift er valgt i nedtrekksmenyen
3. Velg Tabeller og deretter Legg bare til nye rader som importmetode
4. Klikk Importer
5. Finn og velg importfilen
6. Klikk Importer

▶ Vis skjermbilde

Steg 2 – Grunnleggende informasjon

1. Gå til AutoCollect i Visma Business
2. Klikk på fanen Innfordringsavtale og deretter Overordnet informasjon

Fyll ut feltene under:

Organisasjonsnummer regnskapsbyrå

Fyll ut organisasjonsnummeret til regnskapsbyrået ditt. Tilhører du et konsern, kan du legge inn organisasjonsnummeret til konsernet.

AutoCollect behandling

Dobbelklikk og huk av det som er aktuelt. Felter som ikke er beskrevet er ikke i bruk.

• Aktivert — skal alltid være huket av.
• Kun inkasso — brukes hvis du sender inkassovarsel til kundene dine selv. Ta kontakt på hjelp@amili.no slik at vi kan godkjenne formatet på dine inkassovarsler.
• Automatisk overføring til AutoCollect — huk av hvis du ønsker at fakturaer automatisk sendes til Amili for innkreving etter forfall. Se artikkelen for fremgangsmåte etter aktivering.
• Ikke mva-registrert — huk av hvis selskapet ikke er mva-registrert eller ikke fakturerer med mva (ta kontakt på hjelp@amili.no hvis du fakturerer blandet mva).
• Oppdater oppgjørsbunt automatisk — huk av hvis du ønsker at oppgjørsbunten fra Amili oppdateres automatisk i bilagsregistreringen.
• Oppdater korreksjonsbunt automatisk — vi anbefaler at denne er huket av.

Minstebeløp innfordring

Minstebeløp på fakturaer du ønsker skal vises i purreforslaget. Standard er 100 kroner. Dette inkluderer også restbeløp på fakturaer.

Antall purringer

La denne stå tom med mindre du sender inkassovarsel selv til kundene dine.

Purreflyt

Denne innstillingen avgjør hva som skal være første tiltak fra Amili når en faktura er sendt over. Se denne artikkelen for beskrivelse av de ulike alternativene. Standardløpet er at Amili sender et inkassovarsel som første brev, men du har mulighet til å velge at det sendes en påminnelse i forkant av dette hvis du ønsker.

Løpedager innfordring

Antall dager fra forfall på faktura til den vises i purreforslaget. Antall dager avhenger av hvilken purreflyt du valgte i forrige steg. Med inkassovarsel eller betalingspåminnelse med gebyr som første steg, må løpedagene settes til 14.

Overfør purring til inkasso

Denne innstillingen avgjør hva som skal skje med ubetalte inkassovarsler når de er klare for inkasso. Se artikkelen Slik fungerer overføring fra purring til inkasso i AutoCollect for informasjon om de ulike valgene.

Faktura e-postadresse

Legg inn en e-postadresse Amili kan gi til sluttkunden hvis de ønsker å kontakte selskapet ditt direkte.

Bankkontonummer

Bankkontoen Amili skal benytte for utbetaling av oppgjør.

SWIFT-kode og IBAN

Ikke nødvendig å fylle ut, da det er Amilis kontonummer og KID som står på brevene som sendes ut.

Spesiell melding/informasjon til AutoCollect

Her kan du legge til informasjon Amili trenger å vite, for eksempel hvilken dag du ønsker at softpurring skal sendes ut hvis du skal benytte det.

Steg 3 – Kontaktinformasjon

Her fyller du ut kontaktinformasjon Amili kan bruke hvis vi trenger å komme i kontakt med selskapet ditt. Du kan legge inn to ulike personer, eller samme person to ganger.

1. Fyll inn kontaktinformasjon
2. Dobbelklikk i feltet Kontaktperson behandling
3. Huk av for Kontaktperson vedr. fakturaforespørsel
4. Dobbelklikk i feltet Regnskapsfører behandling
5. Huk av for Mottaker av remitteringsrapport
6. Klikk Lagre

Steg 4 – Regnskapsinformasjon

Her ligger informasjon og kontoer som brukes til automatisk bokføring av oppgjør fra Amili.

• Sjekk at du ikke bruker konto for mellomværende til noe annet i regnskapet ditt. Denne kontoen brukes som mellomværende konto for buntene fra Amili. Ta kontakt på hjelp@amili.no hvis du allerede bruker standardkontoen og har behov for å opprette en ny konto.
• Se over kontonavnene på høyre side og sjekk at kontoene passer til det de vil bli brukt til. Du kan bruke andre kontoer hvis du foretrekker å føre renter, gebyrer eller merverdiavgiftskostnader mot andre kontoer.
• Hvis selskapet ikke er mva-pliktig, skal begge feltene for Avgiftskoder ved bokføring av mva settes til 8.

Tilleggsinformasjon til faktura

Feltene i tilleggsinformasjon kan brukes hvis det skal følge med ekstra informasjon om fordringen i brevene Amili sender til sluttkunden. Dette er spesielt relevant hvis kravet har legalpant. Ta kontakt på hjelp@amili.no hvis dette gjelder selskapet ditt.

Steg 5 – Visma Business parameter

• Bedriftsopplysninger: Sjekk at organisasjonsnummer og bankkonto stemmer.
• Løpedager: Sett samme verdi som du satte i Grunnleggende informasjon.
• AutoCollect bilagsarter: Her ligger en liste over bilagsarter som har tilknyttet en Innfordring bilagsart. For at AutoCollect skal få beskjed om føringer du gjør i regnskapet, må bilagsartene du bruker ha en Innfordring bilagsart. Sjekk at bilagsartene du bruker ligger i denne listen. Les mer i artikkelen Bilagsarter og Innfordring bilagsart i Visma Business.

Steg 6 – Aktiver AutoCollect

1. Klikk på fanen Innfordringsavtale og deretter Overordnet informasjon
2. Høyreklikk på feltet for Innfordring bruker-ID
3. Klikk Behandling og deretter Aktivere AutoCollect

▶ Vis skjermbilde

Du har nå sendt over selskapets oppsett til Amili for godkjenning. Tjenesten er klar til bruk når du har mottatt invitasjon til Amili-portalen på e-post, eller selskapet er lagt til på din eksisterende bruker i Amili-portalen. Ta kontakt på hjelp@amili.no hvis dette ikke har skjedd innen én virkedag.