Slik fungerer e-postlevering av faktura

Denne artikkelen forklarer hvordan fakturaer leveres via e-post, hvilke utfordringer som kan oppstå, og hva de ulike statusene i portalen betyr.

Slik fungerer e-postleveringen

Fakturafilen mottas og behandles på vanlig måte. Systemet identifiserer at mottakeren ikke kan nås via PEPPOL og ruter fakturaen til e-postlevering.

E-posten sendes med avsenders navn, fakturanummer, forfallsdato og totalbeløp i e-postteksten, slik at mottakeren kan identifisere fakturaen uten å åpne vedlegget. PDF genereres automatisk basert på maler som er forhåndsavklart med avsender, slik at fakturaen presenteres konsistent og i tråd med avsenders grafiske profil.

Fakturaer over 20 MB

De fleste e-postservere har begrensninger på størrelsen av vedlegg. Hvis en PDF overstiger 20 MB, sendes det ikke et direkte vedlegg – i stedet inkluderes en nedlastingslenke i e-posten der mottakeren kan hente fakturaen. Dette er en teknisk begrensning knyttet til e-postprotokollen, og ikke noe avsender eller mottaker trenger å konfigurere.
 

Vanlige utfordringer ved e-postlevering

Feil eller manglende e-postadresse
Hvis avsender ikke har oppgitt en e-postadresse i filen, og mottakeren heller ikke er registrert i et adresseregister, vil leveringen feile. Fakturaen vil da ligge med status Feilet i portalen.

E-post havner i spam
Dette kan skje hvis det er mangelfull autentisering av avsenderdokumentet. Kunden kan kontakte Amili hvis e-post viser seg å havne i søppelpost, så kan vi undersøke dette og gi instruksjoner dersom konfigurasjoner mangler eller er feil. 

Bounce – e-postadressen eksisterer ikke
Hvis e-postadressen er ugyldig, returnerer serveren en feilmelding. Dette gjenspeiles i statusen i SEND-portalen. Merk at noen feilmeldinger kan skyldes et tidsavbrudd fremfor en faktisk ugyldig adresse – se feilmeldingen i portalen for mer informasjon.
 

Statuser i portalen