Slik setter du opp Visma Global før aktivering av AutoCollect

Steg 1 – Opprett inkassoprofil

Gå til Grunndata, deretter Vedlikehold registre, Kunde og til slutt Inkassoprofil.

Opprett profilen

1. Trykk F12 i feltet Inkassoprofil for å se inkassoprofilene som allerede er opprettet.
2. Velg en eksisterende profil, eller opprett ønsket inkassoprofil.
3. Legg profilen på kundekortet for de sluttkundene profilen skal gjelde for.

Legg profilen på kundekortet

Gå til Grunndata, deretter Vedlikehold registre og Kunde.

1. Klikk på Skift til tabell, og hent fram feltet Inkassoprofil.
2. Velg en sluttkunde, høyreklikk i kolonnen Inkassoprofil og velg Sett kolonne inkassoprofil i endremodus.
3. Endre til ønsket inkassoprofil (1, 2 eller 3).
4. Høyreklikk på den du har endret, og velg Sett alle linjene i tabellen til verdien for aktuell linje/kolonne.

Slik velger du riktig inkassoprofil

Hvilken inkassoprofil du bruker, avhenger av hvor mye av purringen selskapet ditt gjør selv. Per i dag finnes det tre profiler.

Du trenger bare å fylle ut feltene som er nevnt over, for at tjenesten skal fungere.

Steg 2 – Opprett hovedbokskontoer

Nå skal du opprette kontoene for purre- og inkassooppgjør.

Innbetaling – hovedstol

Først oppretter du en kunde i Visma Global som oppgjøret fra AutoCollect skal bokføres mot. Gå til Grunndata, deretter Vedlikehold registre og Kunde. Kunden skal hete «Amili AutoCollect» - Noter deg kundenummeret da dette skal legges inn i Inkasso innstillingene.

💡 Merk: Det skal ikke ligge en inkassoprofil på denne kunden.

Saldoen på kunden går i null ved innbetaling fra Amili, for eksempel via OCR i Autopay. Alternativt kan du sette hovedbokskonto for bank, slik at oppgjøret føres rett mot bankkontoen.

Rente- og gebyrinntekter

Gå til Grunndata, deretter Vedlikehold registre og Hovedbok. Opprett en rente- og gebyrinntektskonto, for eksempel 8050, og fyll inn konto for renteinntekt. Renter og purregebyr fra inkasso som tilkommer selskapet ditt, føres på denne kontoen.

Inkassokostnader

Opprett en inkassokostnadskonto, for eksempel 7200, og fyll inn en utgiftskonto. Provisjon som AutoCollect eventuelt beholder, sammen med grunnlaget for fradragsberettiget merverdiavgift fra inkasso, bokføres på denne kontoen.

Steg 3 – Inkasso-innstillinger

Til slutt legger du hovedbokskontoene fra forrige steg, sammen med bilagsart for hovedstol (normalt bilagsart 1) og kreditføringer (normalt bilagsart 2), inn i innstillingene for inkasso. Gå til Rutiner, deretter Inkasso, og klikk på Innstillinger under Andre Rutiner på venstre side.

Den registrerte ID-en fra AutoCollect vises i feltet Kundenr i inkassobyrå. I feltet for inkassobyrå skal det stå Visma AutoCollect.

Legg deretter inn hovedbokskontoene og bilagsartene.

Hovedbokskontoer

Når du bruker Amili som inkassobyrå, føres oppgjøret i utgangspunktet mot en kundekonto. Registrer derfor kundekontoen «Amili AutoCollect» som du opprettet i steg 2, her – i stedet for en hovedbokskonto. Oppgjøret føres mot denne kontoen, som skal gå i null. Du kan også sette hovedbokskonto for bank her, slik at oppgjøret bokføres direkte mot bankkontoen.

Bilagsart (import) – hovedstol (normalt bilagsart 1)

Denne bilagsarten brukes på hele bilaget når du leser inn oppgjørsbunter. Sjekk at det finnes en bilagsnummerserie for bilagsarten.

Bilagsart (kreditføringer) – kreditføringer (normalt bilagsart 2)

Når du bruker denne bilagsarten – sendes det ved oppdatering av bunten en melding til Amili om at det er ført en kreditnota, forutsatt at kreditnotaen er kjedet mot en faktura som allerede er sendt til inkasso.

Oppsettet for AutoCollect i Visma Global er nå fullført.