Slik får AutoCollect informasjon om føringer som gjøres i Visma Business

Denne artikkelen forklarer hvordan AutoCollect får beskjed om føringer dere gjør i regnskapet, herunder betalinger, krediteringer, unmatching, matching, bilagsarter og innfordring bilagsarter. 

Har du mottatt betaling fra kunden din på et krav som ligger til Amili for inndrivelse, eller kreditert fakturaen? Da er det viktig at AutoCollect får beskjed om dette gjennom systemet. 

Føringer mot faktura

For at AutoCollect skal få beskjed om føringer dere gjør - for eksempel innbetalinger eller krediteringer, må følgende være oppfylt: 

1. Føringen må være med en bilagsart som er definert til bruken. 
   Gå til innfordringsavtalen i AutoCollect → Visma Business parameter → Sjekk at bilagsarten du benytter ligger i lista. Dobbeltrykk på innfordring bilagsart for å sjekke at det som er huket på samsvarer med det bilagsarten benyttes til.
2.  Føringen må matches mot faktura

AutoCollect registrerer kun handlinger som gjøres mot den aktuelle fakturaen. Det er derfor viktig at betaling eller kreditnota matches mot fakturaen - ikke kun ligger åpen på kundereskontro. 

3. Betalingen må ha kommet inn etter oversendelse av faktura til AutoCollect. 
   Lå betalingen ikke oppdatert i bilagsregistreringen da fakturaen ble sendt til AutoCollect? Da er det ikke sikkert AutoCollect får beskjed om føringen som gjøres i etterkant. 
    

💡 Tips: Vi anbefaler å hente opp kolonnen Buntstatus i bilagsregistreringen. Her vil det komme en verdi dersom en betalingsbunt ikke har blitt rapportert til AutoCollect på grunn av for eksempel time-out i systemet. Det er også mulig å sette overvåkningspunkt på dette.

Matching av åpne poster med utenlandsk valuta i AutoCollect

Hvis du forsøker å matche en faktura som er sendt til AutoCollect mot en innbetaling i utenlandsk valuta i åpen postliste, vil du få følgende feilmelding:

«Kan ikke matche poster sendt til AutoCollect når utenlandsk valuta er involvert. Postene må behandles gjennom bilagsregistrering.»

Visma Business tillater kun direkte post-mot-post matching mellom poster i samme valuta. Når en faktura er sendt til AutoCollect og innbetalingen er i utenlandsk valuta, blokkeres direkte matching av systemet. 

Innbetalingen må registreres via bilagsregistrering i stedet for direkte matching i åpen postliste. 

1. Gå til Bilagsregistrering i Visma Business
2. Registrer innbetalingen med korrekt valuta og beløp
3. Angi den aktuelle kundekontoen og koble innbetalingen mot fakturaen i bilagsregistreringen
4. Eventuelle valutadifferanser (kursgevinst eller -tap) håndteres manuelt i bilaget
    

Oppheve matching mot faktura

Har du matchet poster mot hverandre i regnskapet, som du har behov for å oppheve? Dersom den aktuelle fakturaen er sendt til AutoCollect, vil det ligge en sperre på denne handlingen uavhengig av om kravet fortsatt er åpent eller ikke. 

Det er ikke mulig å oppheve matching på poster som ligger til behandling i AutoCollect. 

Dersom du har behov for å oppheve matching på en faktura som ligger, eller har ligget, til AutoCollect, må du ta kontakt med oss på hjelp@amili.no for bistand.

Se også: Hvordan tapsføre en faktura som ligger hos AutoCollect i Visma Business · Dette skjer når du får oppgjør fra Amili inn i Visma Business